Wizerunek firmy kształtowany jest przez różne czynniki i wielu ludzi. To nie tylko teczki firmowe, papier czy siedziba firmy to przede wszystkim ludzie, którzy stykają się z nią na co dzień – pracownicy i klienci oraz oczywiście konkurencja, która na bieżąco zna posunięcia waszego przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby osoby wpływające na reputację firmy działały profesjonalnie i świadomie tworzyły tożsamość przedsiębiorstwa, reagowały skutecznie w sytuacji kryzysowej oraz znały zasady współpracy z mediami.

Istnieje zasada, iż zła informacja rozchodzi się siedem razy szybciej niż pozytywna, dlatego trzeba dbać o zadowolenie każdego klienta. W obecnych czasach o firmie świadczy stan jej finansów oraz sposób regulowania należności. Informacje o złej kondycji finansowej przedsiębiorstwa rozchodzą się w błyskawicznym tempie. Oczywiście bardzo ważną rolę odrywają graficzne formy przedstawiania firmy tj. logo, teczki i papier firmowy, strona w Internecie. Nie każda osoba, która styka się z firmą, będzie miała okazję osobiście poznać osoby w niej pracujące. Czasami jedynym łącznikiem jest telefon, e-mail lub słowo pisane, które otrzyma za pośrednictwem poczty. Inwestycja w logo i wizytówki oraz wszelkie dokumenty, które otrzymuje klient może okazać się podstawowym czynnikiem, który zdecyduje o postrzeganiu firmy w jego oczach. Jeśli przedsiębiorstwo kontaktuje się z klientami pośrednio, nie musi inwestować w najbardziej ekskluzywne lokale biurowe czy najnowocześniejszy sprzęt. Wystarczy miły głos sekretarki oraz personel, który poradzi sobie nawet z trudnymi pytaniami. W przypadku, kiedy firma często przyjmuje gości, musi wygospodarować osobny pokój na tego typu spotkania. Potencjalny klient nie powinien siedzieć w ogólnej sali, gdzie rozmowie przysłuchują się postronne osoby. Potocznie zwana sala konferencyjna spełnia kilka funkcji. Przede wszystkim klient odnosi wrażenie, że został potraktowany profesjonalnie, z należytym szacunkiem. Po drugie, firma, która posiada takową salę uchodzi za solidną. Po trzecie klient, który siedzi wśród pracowników, rozprasza ich uwagę. I po czwarte, na biurkach osób siedzących w biurze rzadko panuje idealny porządek... Nie ma co ukrywać, że o wizerunku firmy świadczy miejsce oraz lokal, a ale także marka samochodów firmowych, ubrania pracowników, ich wiek, wykształcenie. Wizerunek firmy to tak naprawdę wszystko, co w pośredni i bezpośredni sposób określa firmę. Dlatego trzeba uruchomić pełen wachlarz środków i metod, które pozwolą ukształtować pozytywny jej wizerunek. Magdalena Cieślak