Zamykanie windykacji w ramy standardowych procedur i powtarzających się czynności kończy się zazwyczaj fiaskiem windykacji. Dłużnicy walczący o przetrwanie wykazują się ogromną inwencją i pomysłowością, której nie są w stanie ogarnąć nawet najbardziej wyrafinowane procedury.

Controling windykacji właściwie zorganizowany powinien zatem obejmować swym zakresem analizę procedur, stopnia realizacji procedur windykacyjnych i skuteczności ich stosowania ale także analizę pozaproceduralnych działań pracowników oraz analizę skuteczności tego działania.

Istnieją elementy windykacji wierzytelności łatwe do analizy i skontrolowania. Takimi elementami są dla przykładu: weryfikacja posiadanej dokumentacji rejestrowej dłużnika, (jej prawidłowość, kompletność i aktualność), weryfikacja prawidłowości wystawiania i odbierania faktur VAT, weryfikacja prawidłowości i kompletności pokwitowania odbioru towaru lub usługi, kontrola terminów płatności, kontrola terminu złożenia powództwa sądowego, weryfikacja prawidłowości i kompletności treści powództw. Takie elementy można skutecznie analizować i oceniać z zastosowaniem standardowych narzędzi w controlingu, w tym narzędzi informatycznych. Istnieją jednak elementy windykacji istotnie wypływające na jej efektywność, których nie da się analizować prostymi narzędziami. Takimi elementami między innymi są: prowadzenie negocjacji z dłużnikami, gromadzenie informacji gospodarczej o sytuacji majątkowej dłużnika, wywieranie presji na dłużnika a także inne elementy procesu, związane z powstawaniem i utrzymywaniem nieformalnymi relacji powstającymi pomiędzy pracownikami działów windykacji a reprezentantami dłużnika, mającymi znaczący wpływ na skuteczność windykacji. Wymienione elementy procesu windykacji związane z niedefiniowaną w przedsiębiorstwie aktywnością pracowników działów windykacji, zazwyczaj istotnie wpływają na skuteczność windykacji – niejednokrotnie mocniej aniżeli realizacja przyjętej procedury postępowania. Menadżerowie muszą zatem budować także narzędzia controlingu dla tej części procesu windykacji. Narzędzia takie nie mają jednak standardowego charakteru i nie mogą być prostymi analizami dającymi jasne wyniki. Controling zachowań pracowników w procesie windykacji podobnie jak sama windykacja musi opierać się na określonej intuicji i cechach charakteru osoby kontrolującej i oceniającej pracę działu windykacji.

W systemie kontroli i oceny procesu windykacji wierzytelności przedsiębiorstwa, wyróżniamy zazwyczaj kilka faz procesu ściągania należności, z który pierwsze jawią się już w czasie, kiedy jeszcze nie istnieje samo zobowiązanie. Standardowo w procesie windykacji wierzytelności rolę odgrywają następujące fazy:

– sprawdzenie kontrahenta, pozyskanie danych rejestrowych w tym danych o osobach uprawionych do zaciągania zobowiązań,

– zawarcie umowy współpracy, uregulowanie sposobów sprzedaży towarów lub realizacji usług, uregulowanie momentów i podstawy powstawania roszczeń pieniężnych, potwierdzania ich wartości przez dłużnika i uregulowanie terminu i sposobu ich płatności,

– sprzedaż towarów lub realizacja usługi – pokwitowanie odbioru,

– wystawienie rachunku,

– kontrola terminów płatności rachunków,

– monitorowanie płatności,

– wzywanie do zapłaty,

– skierowanie sprawy do postępowania sądowego lub sprzedaż wierzytelności,

– skierowanie sprawy do postępowania egzekucyjnego lub sprzedaż wierzytelności,

– sprzedaż wierzytelności,

– zaksięgowanie straty finansowej.

System kontroli i oceny zbudowany dla wymienionych faz może być jednak zakłócany wieloma niestandardowymi wyjątkami pojawiającymi się w windykacji. Takimi zdarzeniami mogą być między innymi: zwrot zakupionego towaru przez dłużnika, propozycja przejęcia składnika majątku dłużnika w miejsce wierzytelności, śmierć dłużnika i postępowanie spadkowe, czy upadłość dłużnika.

Pomimo wielu trudności w controlingu windykacji wierzytelności, wiele podmiotów próbuje budować wydajne i efektywne systemy nadzoru i oceny procesu windykacji. Systemy takie budowane są z istotnym zaangażowaniem systemów informatycznych, które ustawie są przede wszystkim na wychwytywanie odchyleń od normy w procesie. Zidentyfikowanie takiego odchylenia powoduje zazwyczaj włączenie się w sprawę szczególnego rodzaju specjalisty, który nadaje sprawie określony tok, próbując sprowadzić windykację z powrotem w granice normy. Rzadko na odchylenia reaguje się specjalnie przygotowaną wcześniej procedurą.

W controlingu windykacji specjalizują się przede wszystkim firmy windykacyjne i obracające wierzytelnościami pieniężnymi. Dla nich istnienie wydajnych systemów controlingu, w warunkach ostrej walki konkurencyjnej przedsiębiorstw windykacyjnych, z jaką obecnie mamy do czynienia w Polsce, przesądza o bycie lub niebycie przedsiębiorstwa. Całość trudności związanych z budową systemów controlingu windykacyjnego skutecznie dopełniają polskie przepisy ustawowe regulujące ochronę danych osobowych i udostępnianie informacji gospodarczej. Są to relatywnie nowe elementy wpływające istotnie na kształt i funkcjonowanie systemów controlingu windykacji wierzytelności, które każdy rzetelny przedsiębiorca musi brać pod uwagę.

Krystian Konopka